Jas917的部落格

尊敬上司

多年前我在香港從事秘書工作，報到第一天秘書部門的人都聽到我上司的名字，都對我投以同情的眼光。甚至還有好賭的同事還賭我可以撐多久時間？聽說前幾任的秘書們都在職位上熬不過一年，主要是上司是一位要求非常嚴苛的管理者，對於細節更是看的非常仔細，文件來往不容有一絲小錯誤，抓到文法上的瑕疵，更會不留情面的批評。當初我以一個外來者身份剛加入香港的職場，沒有盲目的想打進他們的圈子，或礙於同儕壓力，一起加入在背後批評上司的行列。我很清楚擔任秘書一定是要站在老闆的一方，協助上司成為與外界好的溝通橋樑，忠心做好本份工作，並用心尊敬上司。當外人對他做不實批評時，站在上司的立場為他說話，做為秘書如果這點基本倫理都做不到，其他事情做的再好也沒有用。我跟隨主管工作三年多，職能進步了許多，最後我的上司還幫我安排公費到澳洲進修，讓我的職業生涯開啟另外一扇門！

婉轉溝通

要成為上司眼中的得力助手，一定要將心比心，並從上司的角度看事情，最重要的是一定要支持主管。大部份越是高階的主管，他的主觀意識越是強烈，生意商場上擔負決策成敗的責任，怎麼可能是優柔寡斷的人呢？故而好的溝通能力是好助手的必修課程。有過一次上司堅持要修改公司規章，基層員工都有強烈的反彈，可是上層根本收不到這種訊息，也感受不到修訂後帶來的嚴重性，身為助手必需技巧性的在關鍵點，給予上司適時的提醒，更要準備好完整的資料及報告，讓雙方可達到雙贏的結果。面對越是強勢之上司，下屬溝通更需要婉轉，對於公事上即使有不一樣的想法，一定要先了解上司之思維，明白他做如此決策的立基點為何？職為助手不可能有固執的態度，溝通是身擔助手之主要職責，如果因為上司的強勢就輕易放棄溝通的責任，反而陷上司於不義。

口風要緊

做好秘書的重要特質之一，是「口風」一定要緊。每天在高層會議中出入，你會知道許多內幕消息，也會聽到許多與外界展現出來不同的訊息，假如口風不緊的話如何擔以重任？聽過一個笑話：「要知道這家公司的機密，問司機或祕書就可以了！」很多人會喜歡向秘書示好，並藉機套話。看過一個秘書為了表顯自己一人之下眾人之上的重要性，被他人輕易套取公司是否在計劃裁員，並對事件發表她的看法。她雖然只是表態公司應該多關心老員工，可是已經被人家猜到計劃的真實性，把話給套出來，講了不該講的事，也發表了不該說的意見，造成管理者的困擾。除了公司的機密，上司的私密及生活習慣提都不可提，連表示意見都不可以。還有，亦要避免與其他同事走的太近，不要介入參與員工們的閒聊抱怨。你的立場比較敏感，隨便發表的任何意見，容易被解讀是代表上司的想法，可是如果說出與上司不同之意見，則又有跟上司唱反調之嫌，他人會怎麼看呢？

察言觀色
當得力秘書絕對要能控制自己的情緒，自己上班絕不可以有情緒波動，永遠保持心情的平和與成熟，亦要細心觀察上司的情緒及工作習慣。每個上司注重的價值觀都不一樣，有人是業務導向，而有些則是注重政商關係，或喜歡與員工互動。要當上司的得力助手，在著重的議題上定要多花心思，跟上他的腳步。絕不可自做主張以你的觀點來決定老板的做法。如果上司是有節儉美德的人，出去叫菜訂餐就要小心謹慎，有其他員工在場，你更要控制場面，上司當然不方便制止員工的不知節制亂點菜，你一定要婉轉的說：「先這樣好了，不夠再加吧！」遇到主管重門面講排場的，就不可小家小氣、寒酸待客。開會時要細心幫上司準備好座位表，每個來會者的人名都在上面（確定上司不會叫錯員工的名字。）參加晏會時主管及顧客的另外一半的名字，都要提醒上司記得。註記每一個重要下屬的生日，還有家庭重要的紀念日都不可忘記。秘書的性格一定保持彈性，因為，老闆如果非常嚴肅，那麼你可能就要扮好親善大使的角色囉。

專業形象

身為秘書你的形象就是代表上司，談吐及服裝儀容的品質可不容忽視，我見過一個外商公司的總經理秘書，每次扮的像個學生妹脂粉不施，牛仔褲ㄒ恤跟公司的形象相距甚遠。原本的老總是一個比較隨性之人，兩人共事倒也相安無事，今年新調來之總經理對穿著儀態非常注重，到職沒多久就要求該秘書馬上改進形象穿著，最近再見到該秘書小姐，已經穿著套裝高跟鞋，氣質跟以前完全不一樣。秘書要表現出「專業」的形象及配合公司的文化，衣著打扮一定要得體，談吐舉止更要大方。另外電話的禮儀也要注意，聲音甜美有禮貌，即使沒有見到面，也會感受到電話線那端傳來的專業。我記得印象最深刻的是一家本土公司的經理秘書，我一年打電話去找他上司的機會不超過二次，每回接通只要一個「喂」字，她就可以很熱情的喊出我的名字，並馬上問：「我可以為您做些什麼嗎？」令人印象深刻。

主管秘書是一份對企業組織深入了解的好基礎工作，成為上司的得力好助手，除了有機會接觸高層的決策及整體業務往來，每天在如此的環境下工作，只要虛心學習，可培養出宏觀的視野及胸襟。業界許多能幹的主管，都是由秘書做起的呢！